Même si la majorité de nos communications se fait aujourd’hui de façon assez informelle jusque dans la sphère administrative et professionnelle, avec les « chats » en ligne ou les courriels, ce mode de communication ne s’applique pas partout.
Réclamations, suivis de dossiers administratifs, lettres de motivation ou de démission… les occasions demeurent nombreuses où nous devons rédiger des courriers formels.
Si c’est votre cas, et que vous ne savez pas trop par où commencer, vous êtes au bon endroit ! Nous allons voir pas à pas les différentes étapes pour rédiger ce type de courrier.
Étape 1 : préparer ses infos
C’est la base, même si ça paraît tellement évident que parfois on l’oublie.
Commençons donc par nous poser les 3 questions suivantes :
- J’écris à qui ?
- À quel sujet ?
- Quel résultat est-ce que j’attends de ce courrier ?
1. J’écris à qui ?
Le destinataire est essentiel, pour déterminer la façon dont vous allez vous exprimer : s’agit-il d’un supérieur hiérarchique ? D’une personnalité importante ?
Par ailleurs, devez-vous vous adresser au service des relations clients, au service technique, ou encore au département des ressources humaines ?
2. À quel sujet ?
S’agit-il d’une demande d’informations, du suivi d’un dossier, d’une candidature ? Ici encore le sujet va influencer la rédaction de votre lettre, et vous permettre d’en définir l’objet qui vous servira juste après.
3. Quel résultat est-ce que j’attends de ce courrier ?
C’est la question essentielle, et pourtant celle que l’on oublie le plus souvent. Vous devez savoir pourquoi vous écrivez ce courrier, et la réponse que vous recherchez. Peut-être souhaitez-vous la résolution d’un problème, ou une prise de rendez-vous, ou simplement une réponse affirmative de la part de votre correspondant.
Une fois que vous les avez identifiés, gardez en tête ces trois éléments clés tout au long de la rédaction : votre destinataire, votre sujet et votre objectif.
Étape 2 : connaître la présentation générale d’un courrier classique
Le premier point de la présentation est l’aspect global de votre courrier. Pour qu’il soit visuellement agréable, pensez à équilibrer la présentation sur la page : marges, alignements et répartition des éléments.
Les alignements sont de plus en plus souvent limités à deux : un contre la marge de gauche pour l’ensemble des rubriques, et l’autre en retrait pour les coordonnées du destinataire, la date, et la signature.
Dans la plupart des cas, une page suffira. Si vous devez absolument développer sur plusieurs pages, veillez à ne pas laisser la formule de politesse figurer seule en dernière page. Il faudra au minimum un paragraphe pour l’accompagner.
En pratique, la mise en page se peaufinera en dernier, mais voici déjà un aperçu du positionnement des différentes rubriques :
Étape 3 : les différentes rubriques à inclure
Vos coordonnées :
N’oubliez pas les références pour être reconnu et recontacté : n° de téléphone et/ou courriel, n° sécu ou d’allocataire, n° client, n° dossier…
Les coordonnées de votre destinataire :
Si vous avez fait les étapes dans l’ordre, vous savez qui c’est, et c’est déjà bien : s’adresser à une personne identifiée, ou au moins à un service spécifique, vous assure que votre lettre atterrira au bon endroit.
Lorsque vous adressez la lettre à une personne identifiée, vous écrirez soit son nom avec la civilité abrégée (M. DUPONT), soit son titre avec la civilité complète (Madame la Rectrice)
La question piège : « à l’attention de » ou « à l’intention de » ?
Les deux expressions sont des paronymes : cela signifie qu’elles ont une prononciation très proche, mais des sens différents.
Une astuce pour savoir les utiliser à bon escient : on écrit un courrier à l’attention de (la personne qui va y prêter attention) et on fait une action à l’intention de (en l’honneur de quelqu’un).
Pour vous exercer à faire la différence, une explication suivie d’un exercice sur Projet Voltaire en suivant ce lien.
La date et le lieu de rédaction du courrier.
L’objet :
Décrivez en quelques mots le sujet du courrier tel que vous l’avez défini à l’étape préparatoire.
La formule d’appel :
« Madame », « Monsieur » ou « Messieurs » sont les formules par défaut, mais vous pouvez les préciser.
Si vous vous adressez à une personne spécifique, ajoutez son titre : « Madame la Directrice des Ressources Humaines », « Monsieur le Maire », etc.
Deux maladresses à éviter :
Mentionner le nom de famille dans la formule d’appel (ça vous rappelle les courriers publicitaires, non ?)
Abréger les formules « Madame » ou « Monsieur », même quand elles sont suivies d’un titre.
La formule de courtoisie adaptée au support :
Il existe un large choix de formules, avec des subtilités d’usage parfois complexes.
Sachant que la plupart du temps ces formules sont à peine survolées, je vous conseille de privilégier la sobriété. Les deux formules suivantes sont vraiment passe-partout, et vous pouvez les utiliser sans risque en presque toutes circonstances :
« Je vous prie d’agréer, Madame/Monsieur, mes respectueuses salutations. »
« Veuillez recevoir, Madame/Monsieur, mes salutations distinguées. »
Bon à savoir : les expressions « Cordialement » ou encore « Bien à vous » seront plutôt réservées à des courriels.
Pour tout savoir sur les formules de politesse :
Des exemples pour tous les cas de figure (et même des formules en anglais !) sur le site de lettres-gratuites.
Votre nom et signature
Étape 4 : rédiger le corps du courrier
Cette partie, la plus importante, dépend bien entendu de la nature de votre courrier. Voici toutefois quelques conseils généraux à garder en mémoire.
Restez courtois
Même s’il s’agit d’une réclamation ou d’un litige, même si vous êtes en colère, et en particulier dans ces cas-là, il est essentiel de garder son calme et d’exposer les faits sur un ton neutre et poli. Cela permettra à votre correspondant de le lire dans les mêmes dispositions, et l’encouragera à traiter votre demande bien plus efficacement qu’une série de menaces ou d’insultes.
Soyez factuel
Veillez à fournir toutes les informations utiles à la compréhension de la situation. N’hésitez pas à lire votre lettre à voix haute, ou mieux encore, à la soumettre à une personne extérieure, pour vérifier que votre discours est clair et stipule bien tous les éléments factuels nécessaires.
Visez votre objectif
Exprimez précisément la suite attendue ou souhaitée. Votre correspondant doit comprendre immédiatement la suite qu’il est censé donner à votre courrier.
Étape 5 : procéder aux dernières vérifications
Relisez-vous, vérifiez ou faites vérifier la correction des phrases : syntaxe, conjugaisons et orthographe. Un courrier bien écrit sera lu et traité avec davantage de bienveillance !
À éviter absolument : les fautes sur le nom de votre destinataire ou de l’organisme, entreprise, etc.
Si vous utilisez un traitement de texte, vous pourrez retoucher la mise en page globale tout à la fin.
Si en revanche votre lettre est manuscrite, vous devrez estimer à l’avance votre mise en page finale : faites un brouillon pour vous rendre compte de l’espace nécessaire à chaque partie.
Étape 6 : envoyer le courrier
Si vous envoyez votre courrier par voie numérique (en pièce jointe dans un courriel par exemple), il sera préférable de le convertir en PDF : cela verrouille le document, et fixe la mise en page. Si vous laissez le fichier sous son format Word, Libre Office ou un autre logiciel de traitement de texte, et que votre destinataire l’ouvre avec une version différente du logiciel, toute votre mise en page risque de sauter.
Si c’est un envoi sous forme papier, préférez les enveloppes longues, et pliez votre feuille en accordéon en trois parties en veillant à laisser visible le tiers supérieur contenant les coordonnées de l’expéditeur et du destinataire, la date et l’objet.
Il n’y a plus qu’à croiser les doigts et attendre la réponse !
J’espère que cet article vous aura été utile.
Vous avez encore de l’appréhension, ou pas le temps de vous lancer ? Contactez-moi pour une prestation de rédaction de courrier, ou pour une simple relecture : c’est par ici 😊.
Références :
- LEVASSEUR F. & JONCOUR C., Produire tous types d’écrits, CNED, 2016.
- Le Projet Voltaire
- Lettres-Gratuites.com
- Boris VIAN, « Le déserteur », chanson écrite en 1954